​Бүгінгі істі ертеңге қалдырмаудың ұтымды тәсілдері

фото: tripsavvy.com

Жыл сайын «орындауым керек» деп жеке жоспарыңызға енгізіп жатқаныңыз азайып жатыр ма, әлде көбеюде ме? Егер, көбейіп жатса, онда уақытында орындалмағаны деп біліңіз.

Бұл шаруаларды, мәселелерді, армандарды бір сөзбен жұмыс деп қарастырған дұрыс шығар. Ал, қордаланып жиналған қат-қабат бұл жұмыстарды қалай орындап тауысуға болады? Қайсысынан бастаған жөн?

Тайм-менеджмент мамандары бұл орайда ең алдымен «орындауым керек» деп жүрген жұмыстарыңызды саралап алуға кеңес береді. Және жұмысты саралауға арналған көп әдіс-тәсілді ұсынады. Қайсысы тиімді?

Тайм-менеджмент тәсілдерінің танымалдылығы жағынан алдыңғы орында тұрғаны – «Эйзенхауэр матрицасы» болса, ал ең көп қолданылатыны – «АВСД» әдісі екен.

«Эйзенхауэр матрицасы» неліктен танымал? Өйткені, оның авторы – 34-ші АҚШ президенті, американдық әскери қайраткер Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Бұл тәсілді көбіне басқару қызметінде отырған басшылар, бизнесмендер, ірі компания иелері қолданады. Сондықтан да, ол ел арасында кеңінен тараған. Ал, ұғынықтылығы мен қарапайымдылығы жағынан қарастырсақ, онда ең бірінші «АВСД» ережесі аталады. Бұны қарапайым халық жиі пайдаланады. Басшылар, бизнесмендер көп пе, әлде халық па? Әрине, халық! Ендеше, «АВСД» әдісінің неге көп қолданылатыны да түсінікті болар.

Сонымен, көп жұмыстың қайсысынан бастап орындауды анықтау үшін тайм-менеджменттің танымал әдісі мен жиі қолданылатын тәсілін бірге пайдалану керек.

«Эйзенхауэр Матрицасы» + «АВСД» тәсілі

Қолыңызға қалам алып, осы уақытқа дейін орындалмаған және орындалуы тиіс деп жүрген жұмыс, мәселе, іс, тірліктеріңізді қағазға жазып шығыңыз. Асықпаңыз.

Содан соң бұл тізімді маңыздылығы мен орындалуды қажет ететін жеделділігіне қарай 4-ке бөліп топтаңыз.

А) Маңызды әрі жылдам орындауды қажет ететін жұмыстар

В) Маңызды емес, бірақ жылдам орындауды қажет ететін жұмыстар

С) Маңызды, бірақ кейін орындауға болатын жұмыстар

Д) Маңызды емес және жылдам орындауды қажет етпейтін жұмыстар

Байқасаңыз, сан жағынан ең аз жұмыс тізімі – «А» тобында. Одан кейінгі орында – «В» тобындағы жұмыстар, содан соң «С» тобы тұрса, ең көп жұмыс – «Д» тобында. Бұл көрсеткіш әркімде әрқалай болуы мүмкін, дегенмен «Эйзенхауэр матрицасының» анықтауынша, көпшілігіміздің «бас қатырып» жүрген мәселелеріміз – «маңызды емес әрі аса қажет емес» екен.

Азық-түліктің ғана емес, кейбір шаруаның да «мерзімі өтеді»

Шақшадай басыңызға сыймай қатталып тұрған жұмыс санын азайту үшін, «Бұл енді маңызды ма?» деген сұрақпен әр топтағы тізімді саралап, сүзгіден өткізіңіз.

1-мысал: Көп жылдан бері жоспарыңыздан түспей келе жатқан «Екінші мамандықты оқып алу», «Магистратураға түсу» секілді мәселелер әлі де сіз үшін маңызды ма? Мүмкін енді қажеті жоқ шығар?! Бүгінде көп жұмыс орны дипломға емес, адамның білімі мен еңбекқорлығына қарай қабылдайды. Сонымен қатар, несібеңізді сауда саласынан тауып жүрген болсаңыз, «магистрант» атанудыңне керегі бар?

2-мысал: Ағайын-туыстың басын қосып ұл той жасау. Бұл жоспарды кез келген әке ұлды болған кезде ойласа керек. Бірақ та, қазір ұлыңыз қанша жаста? «Ұл той» деп атап жүргенімізбен, ол салт-дәстүрімізде «Сүндет той» деп аталады. Ал, 12-14 жасқа келген ұлға сүндет той жасау ерсі емес пе? Тағы да 4-5 жыл күтсеңіз, ұлыңыздың үйлену тойын жасайсыз.

Міне, орындалуы тиіс деп жүрген жоспардағы мұндай жұмыстар «мерзімі өткен» деп аталады. «Мерзімі өткен» шаруалар әлдеқашан маңыздылығын жойған. Олай болса, енді оны жыл сайын жоспар-дәптеріне жаза берудің де қажеті жоқ. Өшіріңіз және ұмытыңыз.

А, В, С, Д топтарындағы тізім кеміді. Сараптамадан соң енді сіз қай істі бірінші орындау керектігін, қай жұмыс күн сайын белгілі бір күш пен уақытты қажет ететіндігін білесіз деп ойлаймын.

Иә, «А» тобындағылар – өзекті, кейінге қалдыруға болмайды. Іске асыру үшін мүмкіндікті күтпеңіз, дәл қазір іздеп табыңыз. Сізге қиын боп көрінген бұл мәселе «бір қоңырау шалумен» шешілетін шығар?! Анығырақ айтқанда, бұл топтағы істерді барынша жылдам орындаған жөн.

Маңызды әрі жылдам орындауды қажет еткендіктен бірінші «А» тобы жұмыстары атқарылды. Сосын «С», әлде «В» тобы? Яғни, маңыздылығы, әлде жеделдігі ескеріледі? Әрине, маңызды болмаса да «В» тобындағы жұмыстар тізімін еңсеріңіз. Өйткені, бұлар – туындауы мүмкін мәселелердің алдын алатын шаруалар. Ал «С» тобындағы жұмыстар маңызды болса да, оларға жұмыстан кейінгі кешкі уақытты арнауға болады (ауруханада жатқан құрбыңызға бару, перзентті болған жеңгеңізді құттықтау т.б.). Д тобындағы ұсақ-түйек жұмыстарға түнгі уақыт ыңғайлы (телефондағы ұзақ әңгіме т.б.).

Жалпыға бірдей түсінікті болу үшін, мейлінше қарапайым мысалдар келтірдім. Осылай «Эйзенхауэр матрицасы» мен «АВСД» ережесін бір жылдық өмір жоспарына, бір айға арналған жетістік жоспарына қолданып, нақты нәтижеге жете аласыз.

Ал, бұл тәсілдерді күнделікті атқарылуы тиіс жұмыстар қолдануға бола ма? Әрине! Онда ешқашан сіздің бүгінгі ісіңіз ертеңге қалмайды.

Жазира СМАҒҰЛОВА,

ERNUR.KZ